Cuando mi amigo Manuel Alonso C. me dio la oportunidad de participar en eventos como el lanzamiento de la tarjeta American Express Platinum, nunca supuse que, nuevamente, gracias a él que me invitó a pertenecer a “Amigos de Bellas Artes”, tuviera el privilegio de organizar varios conciertos, todos en recintos o locaciones icónicas de la maravillosa cultura de México.
Este grupo estaba formado por un promedio de veinte personas.
Miriam Hernández, la organizadora, designaba al director y al equipo que tendría a su cargo cada evento.
Después de haber sido parte de equipos que organizaban conciertos desde en el Lago de Chapultepec, hasta en Bellas Artes, tuve el privilegio de ser designada para organizar, nada menos, que el evento en el Castillo de Chapultepec, en el que presentaríamos la Novena Sinfonía de Beethoven el día 17 de junio de 2009. Mi amigo Manuel tenía el cargo de director de Relaciones Públicas y Comunicación.
Parte de la organización previa al evento era:
▪ Diseñar y enviar las invitaciones a cuatrocientos prospectos.
▪ Llevar el control de los pagos de invitados confirmados y asignar lugares.
▪ Organizar varias juntas con personal del castillo y elementos de seguridad.
▪ Elegir y contratar mobiliario y carpa para valet parking.
▪ Contratación de valet parking y su carpa.
▪ Organizar la señalización desde la entrada hasta el estacionamiento y después al alcázar.
▪ Contratar y hacer ensayos con la Orquesta Sinfónica Mexicana, que había sido aprobada, y los Coros delEstado de Jalisco.
▪ Elegir proveedor de audio, luz y sonido.
▪ Seleccionar al conductor del evento.
▪ Determinar el vestuario de los cantantes.
▪ Seleccionar al proveedor que elaboraría los bocadillos.Degustarlos.
▪ Selección de edecanes, su código de vestuario y carpa de recepción.
▪ Definir vinos a servir.
▪ Contratar servicio de meseros, copas y vajillas.
▪ Llevar a cabo dos ensayos finales con todo el personal y servicios contratados.
En lo personal, invité a mi familia y a un gran número de amigos.
Para dos invitados de honor muy queridos, a pesar de que sabía que no asistirían, reservé asientos preferentes al centro de la quinta fila.
El evento iniciaría a las ocho de la noche y el acceso estaría permitido a partir de las siete.
Afortunadamente, el equipo que formamos para llevar a cabo este magno evento, fue excelente.
El atardecer estaba espectacular, la más bonita bandera del mundo (la mexicana), con el suave viento que se sentía en el alcazar, ondeaba orgullosa.
A las seis de la tarde, llegó el director de la sinfónica(Michael Meissner) junto con los músicos y todos sus instrumentos. Entonces sucedió un percance que nunca había pasado en eventos anteriores y que no estaba a nuestro alcance controlar: se había dado la instrucción al director de la sinfónica, que no podía, ni él, ni sus músicos, accesar con algún vehículo hasta el alcázar, pero él decidió lo contrario y cuando circulaba una de sus camionetas, que llevaba instrumentos de gran tamaño, golpeó levemente uno de los muros del castillo.
De inmediato, el director del recinto dio la orden de prohibir el acceso a los proveedores que faltaban por entrar y a los carros de invitados que pronto comenzarían a llegar, por lo que cerraron la puerta principal.
Miriam y yo acudimos a hablar con el director del recinto para pedir que permitiera el acceso de autos. Para entonces, por la cantidad de carros formados y por las personas que bajaban de ellos para preguntar qué sucedía, ya empezaba a congestionarse el tráfico en la avenida Reforma.
Después de firmar varios documentos en los que la asociación Amigos de Bellas Artes se comprometía a absorber los gastos de reparación al muro de ese edificio histórico, al fin se permitió el acceso de carros.
Ya en el alcázar, comenzamos a recibir a los invitados con una copa de vino espumoso, al tiempo que se les ofrecía una disculpa por los inconvenientes causados.
Estaba planeado que a las siete con quince minutos se comenzarían a ofrecer los bocadillos, pero los meseros no aparecían con las charolas.
¡Sucedió el segundo percance… había muy pocos bocadillos! Meissner había permitido a sus músicos y a los cantantes que comieran “algo” antes de su actuación.
Di la orden de ofrecer cinco bocadillos a cada invitado, en lugar de los ocho que normalmente ofrecíamos; además, acorté el tiempo de convivencia antes de invitar a pasar a ocupar sus lugares.
El tercer problema, fue causado también por Meissner, quien sin respetar los lugares asignados, colocó a personas del Gobierno del Distrito Federal que ni siquiera habían pagado su boleto.
Lo solucionamos colocando otra fila de asientos en uno de los extremos.
Cuando ¡al fin! dio comienzo el exitoso evento, tuve que hacer un gran esfuerzo para que no afloraran en mí las lágrimas, al ver vacíos los dos lugares preferentes que había pagado y reservado para mis padres, que ya habían muerto. Yo esperaba que, desde donde estuvieran y a pesar de la poca confianza que siempre demostraron hacía mi capacidad de lograr objetivos … ¡Por primera vez se sintieran orgullosos de mí!.
g.virginiasm@yahoo.com.
